Diferencia entre captura de documentos y procesamiento inteligente de documentos

Actualmente, el 70% de los documentos en las empresas ya son digitales. Ante tal escenario se hace necesario más que nunca la incorporación de soluciones de captura y procesamiento inteligente de documentos (IDP).

99

Si bien es cierto que la digitalización está siendo una herramienta de apalancamiento para el crecimiento de las empresas, es importante aclarar que dentro del ecosistema digital que rodea a las organizaciones, existen términos como captura de documentos y procesamiento inteligente de documentos (IDP) que si bien están relacionados entre sí, no son lo mismo, motivo por el cual es vital comprender desde un inicio a que se refiere cada concepto para tener claro que podemos esperar de cada uno de ellos al momento de dar el paso a la digitalización.

En lo concerniente al primer rubro, la captura de documentos es en realidad aquí donde todo comienza a partir de la necesidad de convertir documentos físicos en digitales. Para quienes buscan una digitalización eficiente el primer paso es el empleo de escáneres de documentos como los de Kodak Alaris, ya que con el uso de este tipo de equipos, este paso será notablemente ágil, rápido y preciso debido a que están pensados, creados y diseñados para que sin importar si se trata de contratos, formularios, facturas, identificaciones o cualquier otro tipo de información, la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres y mejora de imágenes hacen posible la extracción limpia, nítida y clara de datos para ser entregados a cada área correspondiente.

Una vez que hemos iniciado la digitalización con el proceso antes descrito, es entonces cuando las tecnologías de: captura de documentos y Procesamiento Inteligente comienzan a converger ya que mientras que la primera extrae datos, la segunda se encarga de interpretar la información y permitir que solo sea vista por aquellos dentro de la organización que pueden verla.

Una vez que los documentos comienzan a se escanean, cada página se carga individualmente en el software de captura de documentos KODAK Capture Pro, el cual es capaz de organizar de manera inmediata la información en múltiples formatos y destinos además de almacenarlo de manera segura para su posterior consulta.

Cabe destacar que hasta este punto estamos hablando de un proceso que gracias a la tecnología desarrollada por Kodak Alaris, en realidad toma unos minutos y para el caso de lotes de altos volúmenes de documentos estos pueden ser procesados en un mismo día, libre de errores humanos de captura y por lo consiguiente dotando a la organización de: reducción de costos, mejora operativa y agilización de procesos.

De acuerdo con información de Kodak Alaris, la necesidad de las organizaciones por capturar datos atrapados en papel ha ido en aumento en los últimos años convirtiéndose en un componente clave en la gestión de la información que ingresa y sale de la empresa por lo que la aplicación de tecnología y soluciones de inteligencia automatizada se hace cada vez más necesaria ya que para la mayoría de las empresas, el 70% de los documentos que procesan ya son digitales y se encuentran en diversos formatos, siendo aquí donde entra en juego el uso del Procesamiento inteligente de documentos  

Por lo que se refiere al Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) esta es una tecnología que se complementa a la captura de documentos inicializada previamente con escáneres profesionales ya que es dota de un proceso mas integral del manejo de datos a las empresas y es la antesala al uso de soluciones como KODAK Info Input Solutions el cual es un software IDP basado en web capaz de incorporar en segundos, documentos provenientes de cualquier fuente o punto geográfico, y que sin importar su complejidad también puede procesar otros documentos digitales como carpetas o adjuntos de correo, gracias al uso de herramientas RPA (Automatización Robótica de Procesos)

Esta última tecnología es altamente útil para una empresa que ya ha dado el paso a la digitalización ya que consiste en un software avanzado que aprovecha las capacidades de la inteligencia artificial (AI) y del aprendizaje automático para que las organizaciones logren nuevos niveles de eficiencia y de ahorro.

Con el software de RPA, las tareas tediosas y repetitivas pueden llevarse a cabo con mayor rapidez y exactitud. Al eliminarse el potencial del error humano, se evitan volver a hacer el trabajo y la necesidad de correcciones posteriores. Esta eficiencia en el proceso también permite que los empleados se enfoquen en otras tareas.

Para este punto podemos ver como la puesta en marcha de una digitalización eficaz no es complicada ni tardada y por el contrario si puede significar un enorme avance en el rumbo que las empresas tomen actualmente no solo en lo individual sino también en lo colectivo y ante sus clientes.

Sin embargo, a decir de Kodak Alaris, es importante aclarar que si bien existen nuevas tendencias tecnológicas como la IA, es vital entender que para llegar al uso de estas es importante dotar a nuestra empresa de su propio “Back Up” tecnológico como el que hemos descrito aquí para entonces poder dar paso al llamado Open Intelligence el cual es entendido como la posibilidad que tienen las empresas para elegir confiadamente la plataforma de inteligencia Artificial que mejor se adecué a sus necesidades y objetivos.

Finalmente, Kodak Alaris destaca los beneficios del uso de las tecnologías que hemos descrito en esta entrega:

Menor carga de trabajo de TI

  • Configuración, mantenimiento y soporte centralizados
  • instalación en 1 servidor puede admitir miles de usuarios y miles de millones de páginas
  • Los clientes ligeros se conectan al servidor a través de URL; funciona con cualquier navegador moderno

Reducción significativa del manual y riesgo de error humano

  • Clasificación, extracción e indexación automatizadas impulsadas por IA con nuestra arquitectura Open Intelligence
  • Validación automatizada a través de integraciones como búsqueda de bases de datos y coincidencia tripartita

Automatización completa de procesos de documentos complejos

  • Los scripts permiten una personalización e integración ilimitadas para la automatización de procesos de negocio.

Mejora la productividad y el enfoque de los empleados

  • El escaneo sencillo integrado con un solo botón en aplicaciones como Salesforce y SharePoint elimina el cambio de aplicación

Métodos de autenticación flexibles

  • Admite los métodos de autenticación más comunes, incluidos SSO, Active Directory, SAML, OKTA y más.
banner-web